Các chức danh trong bộ phận lễ tân khách sạn 3 sao bạn cần biết

Lễ tân là một trong những bộ phận quan trọng và được coi là bộ mặt của khách sạn. Số lượng nhân viên tại bộ phận này cũng khá nhiều nên sẽ cần một trưởng bộ phận để quản lý. Nhiệm vụ chính của các vị trí trong bộ phận lễ tân như sau:

1. Trưởng bộ phận

Trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân khách sạn. Ngoài ra cần phải lên kế hoạch, tổ chức và điều phối nhiệm vụ cho cấp dưới; tiến hành tối đa hóa công suất sử dụng buồng, làm tăng doanh thu cho khách sạn; giải quyết những phàn nàn của khách và các trường hợp khẩn cấp. 

Đối với cấp dưới, trưởng bộ phận có trách nhiệm bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, 

Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và điều phối mọi hoạt động của bộ phận lễ tân, hỗ trợ công tác Marketing và thực hiện một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của cấp trên. Khi có khách VIP thì trưởng bộ phận cần phải trực tiếp ra đón tiếp. 

2. Nhân viên đặt phòng

Nhân viên đặt phòng sẽ tiếp nhận, xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách qua điện thoại hoặc qua các trang web du lịch. Đồng thời cập nhật và chuyển thông tin đặt phòng của khách đến nhân viên lễ tân. Ngoài ra, họ còn phải phối hợp với bộ phận Marketing để bán phòng, tăng doanh thu cho khách sạn. 

3. Nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân sẽ đứng tại quầy lễ tân để đón tiếp và  làm thủ tục check-in, check-out cho khách. Tiếp nhận và quản lý hồ sơ đăng ký khách từ nhân viên đặt phòng. Nếu có khách vãng lai thì tiến hành bán phòng cho khách. Khi có yêu cầu từ khách lưu trú thì cần phải tiếp nhận và xử lý, bảo quản chìa khóa, két an toàn đựng tư trang quý của khách. Nhân viên lễ tân cũng cần phải phối hợp với các bộ phận để xử lý tình huống khẩn cấp bất ngờ xảy ra. 

4. Nhân viên hành lý

Nhân viên hành lý thường là nhân viên nam. Họ có trách nhiệm chào đón, mở khoang xe để nhận hành lý của khách, hướng dẫn khách đến làm thủ tục check-in tại quầy lễ tân. Sau đó chuyển hành lý lên phòng cho khách. 

Nhân viên hành lý thường trực tại sảnh khách sạn để giới thiệu dịch vụ hoặc gọi taxi cho khách theo yêu cầu. Ngoài ra họ cũng có trách nhiệm chuyển phát thư, tin nhắn, bưu kiện… đến phòng cho khách.

5. Nhân viên đứng cửa

Nhân viên đứng cửa thường là nữ có ngoại hình tương đối ổn để chào đón, mở cửa - đóng cửa khi khách đến, khách đi. Nhắc khách mang theo ô, áo mưa khi trời có dấu hiệu mưa hoặc nắng to. Đồng thời nhân viên đứng cửa có trách nhiệm giới thiệu cho khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn khi được yêu cầu, tư vấn cho khách các thông tin về địa điểm du lịch, ăn uống… của địa phương.

6. Nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân trong khách sạn 3 sao có trách nhiệm cập nhật các chi tiêu và ứng thêm của khách vào tài khoản của khách, đổi ngoại tệ khi khách yêu cầu, chuẩn bị hồ sơ thanh toán tiền phòng và các dịch vụ khác, bảo quản và nộp tiền đã thu. Ngoài ra, nhân viên thu ngân còn phải lập báo cáo doanh thu hàng tuần cho cấp trên. 

7. Nhân viên tổng đài

Nhân viên tổng đài thuộc bộ phận lễ tân thường có giọng nói dễ nghe. Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận, xử lý tất cả các cuộc gọi đến khách sạn đồng thời giúp khách thực hiện các cuộc gọi ra ngoài khách sạn bằng điện thoại bàn. Ngoài ra nhân viên tổng đài cần phải ghi chép lại các cuộc điện thoại đường dài và quốc tế của khách, chuyển hoá đơn dịch vụ điện thoại cho nhân viên thu ngân hàng ngày.

Khi có tình huống khẩn cấp, nhân viên tổng đài cần phối hợp với các bộ phận khác để xử lý.